Dienstleistungen
Ein ERP-System ist eine komplexe Anwendung, die im Idealfall alle Prozesse in einem Unternehmen abbildet und -je nach der vergebenen Berechtigung- transparent macht und bei Bedarf revisionssicher dokumentiert.
Das ideale ERP-System hat eine zentrale Datenbank, in der alle Informationen gespeichert werden. Ohne Redundanzen! Das bedeutet, wenn eine Kunde eine neue Telefonnummer bekommt, wird diese Information nur an einer! Stelle geändert und alle Beteiligten arbeiten immer mit aktuellen Daten. Dazu ein Beispiel: Grundlage ist der Adressstamm. Diese Adresse kann nun mit Kunde, Interessent, Lieferant oder … verknüpft sein. Möchten Sie nun zum Beispiel die Telefonnummer ändern, so müssen Sie diese Änderung nur an einer! Stelle, im Adressstamm, vornehmen. Alle anderen Nutzer des ERP-Systems, wie Einkauf, Verkauf, Marketing, … arbeiten ab sofort nur noch mit den aktualisierten Daten.
In der Praxis findet man diesen Idealfall selten. So wie ein Unternehmen wächst, wachsen auch die Insellösungen in den verschiedenen Abteilungen: Einkauf, Verkauf, Lager, Vertrieb, Marketing, Produktion, Finanzbuchhaltung, … und die monatlichen Management Informationen werden per „Office-Anwendung“ aus dem Einzelsystemen zusammen getragen und (zeitaufwendig, kostenintensiv und fehlerträchtig) aufbereitet. Ein gutes ERP System stellt Ihnen diese Informationen jederzeit! auf Knopfdruck zur Verfügung.
In der Regel erkennen Unternehmen diesen Zustand recht schnell und beginnen, sich Gedanken über die Einführung eines ERP-Systems zu machen.
Damit ist der 1. Schritt schon gemacht: Die Erkenntnis, den Status quo ändern zu wollen.
In der Literatur ist viel darüber geschrieben worden, das soll hier nicht alles wiederholt werden. Wir wollen uns nur auf Phasen der Umsetzung eines ERP-Projektes beschränken.
Das ideale ERP-System hat eine zentrale Datenbank, in der alle Informationen gespeichert werden. Ohne Redundanzen! Das bedeutet, wenn eine Kunde eine neue Telefonnummer bekommt, wird diese Information nur an einer! Stelle geändert und alle Beteiligten arbeiten immer mit aktuellen Daten. Dazu ein Beispiel: Grundlage ist der Adressstamm. Diese Adresse kann nun mit Kunde, Interessent, Lieferant oder … verknüpft sein. Möchten Sie nun zum Beispiel die Telefonnummer ändern, so müssen Sie diese Änderung nur an einer! Stelle, im Adressstamm, vornehmen. Alle anderen Nutzer des ERP-Systems, wie Einkauf, Verkauf, Marketing, … arbeiten ab sofort nur noch mit den aktualisierten Daten.
In der Praxis findet man diesen Idealfall selten. So wie ein Unternehmen wächst, wachsen auch die Insellösungen in den verschiedenen Abteilungen: Einkauf, Verkauf, Lager, Vertrieb, Marketing, Produktion, Finanzbuchhaltung, … und die monatlichen Management Informationen werden per „Office-Anwendung“ aus dem Einzelsystemen zusammen getragen und (zeitaufwendig, kostenintensiv und fehlerträchtig) aufbereitet. Ein gutes ERP System stellt Ihnen diese Informationen jederzeit! auf Knopfdruck zur Verfügung.
In der Regel erkennen Unternehmen diesen Zustand recht schnell und beginnen, sich Gedanken über die Einführung eines ERP-Systems zu machen.
Damit ist der 1. Schritt schon gemacht: Die Erkenntnis, den Status quo ändern zu wollen.
In der Literatur ist viel darüber geschrieben worden, das soll hier nicht alles wiederholt werden. Wir wollen uns nur auf Phasen der Umsetzung eines ERP-Projektes beschränken.
Phase 1: Planung des ERP-Systems
In dieser Phase werden Ihre Anforderungen an das neue System gesammelt. Dazu gehört, dass alle betroffenen Prozesse dokumentiert werden. Auch Prozesse aus Bereichen, die (noch) nicht betroffen sind, sollten dokumentiert werden, damit nicht Wege für die Zukunft verbaut werden.
Bestehende Datenquelle mit den derzeitigen Daten müssen gesammelt und dokumentiert werden, damit Sie, wenn eine Datenmigration möglich ist beim Start des neuen Systems auch weiterhin auf die Historie zurückgreifen können.
In dieser Phase sind Sie als Kunde stark gefordert! Sie kennen Ihre Prozesse und Ihre Wünsche und haben eine klare Vorstellung von Ihrem zukünftigen ERP-System.
Bis hierhin ist noch keine Entscheidung für ein bestimmtes System gefallen.
Diese Phase kann man sehr gut mit dem Kauf einer neuen Brille vergleichen. Am Ende bekommt der Kunde die Brille, die er wünscht. Ob er dadurch besser sehen kann, weiß nur er, Augenarzt und Optiker können nur aus Ihrer Erfahrung beraten und durch Fragen und Tests dem Kunden bei der Entscheidung helfen. Damit wir uns richtig verstehen, wir reden nicht über die modischen Aspekte eines Brillengestells, sondern über die Gläser mit all ihren Eigenschaften.
Der vorletzte Schritt in dieser Phase ist die Prüfung, ob alle gesammelten Punkte / Anforderungen im dem oder den vorausgewählten ERP-System(en) abgebildet werden können und welche Anpassungen gegebenenfalls vorzunehmen sind. Die Anbieter können auf dieser Basis Ihre Angebote für die notwendigen Arbeiten konkretisieren und einen Fahrplan für die Umsetzung erstellen.
Wenn Sie entschieden haben, mit welchem der vorausgewählten Systeme und mit welchem Anbieter sie die Umsetzung Ihres ERP-Projektes angehen wollen, geben Sie den Startschuss für die Phase 2.
Bestehende Datenquelle mit den derzeitigen Daten müssen gesammelt und dokumentiert werden, damit Sie, wenn eine Datenmigration möglich ist beim Start des neuen Systems auch weiterhin auf die Historie zurückgreifen können.
In dieser Phase sind Sie als Kunde stark gefordert! Sie kennen Ihre Prozesse und Ihre Wünsche und haben eine klare Vorstellung von Ihrem zukünftigen ERP-System.
Bis hierhin ist noch keine Entscheidung für ein bestimmtes System gefallen.
Diese Phase kann man sehr gut mit dem Kauf einer neuen Brille vergleichen. Am Ende bekommt der Kunde die Brille, die er wünscht. Ob er dadurch besser sehen kann, weiß nur er, Augenarzt und Optiker können nur aus Ihrer Erfahrung beraten und durch Fragen und Tests dem Kunden bei der Entscheidung helfen. Damit wir uns richtig verstehen, wir reden nicht über die modischen Aspekte eines Brillengestells, sondern über die Gläser mit all ihren Eigenschaften.
Der vorletzte Schritt in dieser Phase ist die Prüfung, ob alle gesammelten Punkte / Anforderungen im dem oder den vorausgewählten ERP-System(en) abgebildet werden können und welche Anpassungen gegebenenfalls vorzunehmen sind. Die Anbieter können auf dieser Basis Ihre Angebote für die notwendigen Arbeiten konkretisieren und einen Fahrplan für die Umsetzung erstellen.
Wenn Sie entschieden haben, mit welchem der vorausgewählten Systeme und mit welchem Anbieter sie die Umsetzung Ihres ERP-Projektes angehen wollen, geben Sie den Startschuss für die Phase 2.
Phase 2: Umsetzung bis Go Life
Nun beginnt die Arbeit an verschiedenen Stellen. Ein Testsystem mit dem neuen ERP-System wird aufgesetzt und die Bestandsdaten, soweit möglich, werden eingespielt. Nun beginnt die Schulung Ihrer Mitarbeiter auf diesem Testsystem.
Unsere Entwickler kümmern sich um die Anpassung der Formulare, nehmen Erweiterungen vor und konfigurieren Ihr neues System nach Ihren Vorgaben.
Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass die geforderten Prozesse abgebildet werden können und Ihre Mitarbeiter wissen, wie die Abläufe sind, wird das endgültige System „Live“ geschaltet. Ab diesem Zeitpunkt darf in den alten Umgebungen nicht mehr gearbeitet werden oder Sie nehmen billigend in Kauf, dass es Schattenprozesse gibt, die nicht im neuen ERP-System sichtbar sind. Ein Zustand, den Sie nicht wollen, denn sonst hätten Sie weder Kosten noch Mühen investiert, um hierhin zu gelangen.
Unsere Entwickler kümmern sich um die Anpassung der Formulare, nehmen Erweiterungen vor und konfigurieren Ihr neues System nach Ihren Vorgaben.
Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass die geforderten Prozesse abgebildet werden können und Ihre Mitarbeiter wissen, wie die Abläufe sind, wird das endgültige System „Live“ geschaltet. Ab diesem Zeitpunkt darf in den alten Umgebungen nicht mehr gearbeitet werden oder Sie nehmen billigend in Kauf, dass es Schattenprozesse gibt, die nicht im neuen ERP-System sichtbar sind. Ein Zustand, den Sie nicht wollen, denn sonst hätten Sie weder Kosten noch Mühen investiert, um hierhin zu gelangen.
Phase 3: Laufender Betrieb des ERP-Systems
Diese Phase beschreibt nicht nur die tägliche Arbeit das System zu nahezu 100% verfügbar zu haben sondern auch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Umgang mit dem neuen ERP-System.
Regelmäßige Systemupdates einspielen, tägliche Datensicherung, abschirmen des Systems nach Außen …
Appetit kommt mit dem Essen, es werden neue Wünsche kommen für Erweiterungen, Verbesserungen, neue Vorschriften müssen abgebildet werden, Neue Reports werden gewünscht (systemkonform auf Knopfdruck und ohne Office Anwendung) …
Und nicht zuletzt Nachschulungen
Regelmäßige Systemupdates einspielen, tägliche Datensicherung, abschirmen des Systems nach Außen …
Appetit kommt mit dem Essen, es werden neue Wünsche kommen für Erweiterungen, Verbesserungen, neue Vorschriften müssen abgebildet werden, Neue Reports werden gewünscht (systemkonform auf Knopfdruck und ohne Office Anwendung) …
Und nicht zuletzt Nachschulungen
NETFACTORY begleitet Sie mit maßgeschneiderten Dienstleistungen in allen Phasen auf diesem Weg.
- Beratung
- Projektmanagement
- Customizing
- Anpassungen
- Entwicklung individueller Erweiterungen
- Schulungen
- Support